Se c’è una città italiana protagonista nel settore degli eventi, questa non può che essere identificata in Milano: una metropoli che fa della vita mondana uno dei propri tratti peculiari, all’insegna dell’ospitalità e del dinamismo. Non a caso, sono numerose le fiere e le manifestazioni che si susseguono nel corso del tempo, così come le kermesse che vanno in scena nel capoluogo lombardo. Certo, per programmare un evento in modo puntuale è opportuno seguire degli accorgimenti specifici, anche dal punto di vista burocratico.
Può essere una buona idea quella di rivolgersi a un’agenzia di eventi per migliorare e ottimizzare il proprio impegno. Una delle realtà del settore più affidabili è senza dubbio Nosilence Eventi, che si occupa di organizzazione eventi a Roma, a Firenze e nelle maggiori città italiane, come appunto Milano. Lo staff cura tutti i particolari, a partire dalla progettazione fino al momento della messa a punto finale. L’ideazione di progetti creativi e lo studio di fattibilità sono solo due dei numerosi fattori che vengono presi in considerazione, grazie a una vasta gamma di soluzioni che permettono di organizzare eventi unici nelle principali città italiane e su tutto il territorio nazionale.
Lo Sportello Unico Eventi
Se fino a poco tempo fa la preparazione e la consegna di documenti erano attività che causavano una lunga serie di inefficienze e presupponevano un notevole dispendio di tempo, ora la situazione è cambiata, ed è migliorata almeno in parte, con la nascita dello Sportello Unico Eventi.
Si tratta di uno sportello che il Comune della Città Metropolitana ha ideato e creato, in collaborazione con la Camera di Commercio, per accorciare la trafila burocratica e favorire un’organizzazione più semplice.
Che si tratti di proporre un evento gastronomico, una kermesse culturale o una fiera, ecco quali sono le regole che conviene tenere a mente.
A chi rivolgersi
Come si è detto, la nascita dello Sportello Unico Eventi ha fatto sì che d’ora in poi tutte le realtà impegnate nella programmazione di eventi possano svolgere il proprio compito in maniera immediata e agevole, con tutte le carte in regola.
Tutto quel che si deve fare è raggiungere, in via Larga 12 a Milano, l’Ufficio 349, dove è possibile presentare i vari documenti che sono necessari per accedere alle autorizzazioni che servono a programmare un evento.
Il software informatico Osapi consente di beneficiare di tempi rapidi, con vantaggi evidenti in termini di efficienza e di convenienza economica.
Burocrazia, ma non solo
Una volta che ci si è occupati della parte burocratica, poi, si può passare agli aspetti più prettamente pratici.
Qualunque evento, di qualunque tipologia, presuppone una pianificazione accurata e meticolosa: vale per i festival culturali e per le manifestazioni sportive, ma anche per i comizi politici, per gli appuntamenti religiosi, e così via.
Per essere certi di ottenere i risultati migliori in questo senso è necessario disporre di competenze adeguate, con risorse umane che si occupino della gestione e dell’allestimento dei contatti che occorrono per dedicarsi agli aspetti organizzativi.
La scelta della location
Uno dei primi aspetti a cui si deve badare è la scelta della location, per capire se sia meglio allestire l’evento all’aperto o al chiuso: e, in questo secondo caso, si deve decidere fra un teatro, una sala privata, un padiglione o un complesso fieristico.
Nell’ipotesi in cui si opti per una realtà outdoor, la scelta può ricadere sulle vie del centro storico di una città, su una piazza, su un palco allestito in un punto specifico, eccetera.
Ad ogni modo, occorre fare riferimento al Comune di Milano per richiedere e ottenere il permesso di utilizzo del suolo pubblico.
Il patrocinio
Volendo, poi, è possibile richiedere il patrocinio a un ente, come la Regione Lombardia o il Comune di Milano.
Non è detto che tutte le istanze vengano accolte, ma in caso di esito positivo si ha la possibilità di usufruire di contributi o agevolazioni di carattere economico.
Quel che è certo è che per la promozione migliore di un evento a Milano non si può prescindere da un piano di marketing adeguato, che garantisca la migliore comunicazione sociale e istituzionale.
Ciò significa fra l’altro distribuire volantini o affiggere manifesti, ma anche predisporre un programma preciso.
